Nommer ses dossiers

Quand ton bureau est en désordre, mettre de l’ordre s’impose !

Donc pourquoi ne pas en faire autant sur ton ordinateur ?

Pour ne plus perdre de temps, voici un premier conseil pour traiter vos dossiers informatiques : bien nommer ses documents !

Les ordinateurs se basent sur le nom des fichiers pour les classer, c’est de ce fait important.

Le nom d’un fichier doit être le plus court possible et doit bien indiquer son contenu. Il peut contenir son sujet (facture, soumission, suivi…), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).

Ce qui signifie qu’il est inutile d’écrire des mots vides comme : “le”, “un”, “des”, ”et”, etc. Ils n’apportent pas plus de sens pour comprendre de quoi le document retourne.

Enfin, si le nom du dossier (ou sous-dossier) donne déjà des éléments de compréhension, il est inutile de le repréciser dans le nom du fichier.

Il vaut mieux ne pas mettre d’espace entre les mots ni de caractères spéciaux (accents et cédille y compris). Pour séparer les mots, vous pouvez mettre une majuscule ou un trait bas “_”.

Cette règle permet d’éviter des problèmes d’affichage, voire d’accès aux documents. En effet, il se peut que d’un système d’exploitation à un autre (Windows vers Mac par exemple), le fichier ne soit pas reconnu.

Il vaut mieux donc bannir tout ce qui n’est pas alphanumérique : & / + > : ? % ( ] etc.

Les dates doivent s’écrire au format AAAAMMJJ (année, mois, jour). Commencer par l’année permet de maintenir les documents dans un ordre chronologique.

Il est préférable de bien choisir l’ordre des éléments dans le nom des fichiers. Mettez en premier l’élément qui vous est le plus pertinent pour pouvoir retrouver facilement votre document.

Certains documents peuvent être amenés à évoluer, avoir plusieurs versions avant une version définitive. Dans ces cas, il faut préciser la version dans le nom du fichier.

Pour faire simple, ne rédigez que la lettre V suivi du numéro de la version, en deux unités.

Si un numéro de version ne convient pas, vous pouvez le remplacer par une autre convention de nommage, par exemple VP pour Version Provisoire, VF pour Version Finale.

Voici donc quelques conseils à appliquer pour mieux gérer vos dossiers informatiques.